En un modelo de empresa de comercialización y envío de productos en la que interactúan claramente dos departamentos, el comercial y almacén, mientras el departamento comercial realiza los pedidos de venta el de almacén prepara las expediciones, la comunicación debe ser óptima, para que el proceso de venta y envío sea fluido.
El problema:
El departamento comercial necesita saber el estado de preparación en tiempo real de los pedidos de venta que se preparan en el departamento de expediciones o almacén.
Requisitos:
- La información debe ser en tiempo real en el momento que cada operario de almacén coloque cada producto en el contenedor de preparación (Palets).
- El departamento comercial debe ver en una pantalla centralizada sin estar presionando F5 ni refrescando la pantalla.
- La pantalla tiene que reflejar estado de los pedidos y la información relativa a cada pedido de forma visual fácil de interpretar.
- Las incidencias en el momento de la preparación la debe conocer cada comercial del pedido con incidencia.
La Solución:
Se crea una vista con información relevante que representa en tiempo real los estados y movimientos del almacén que influyen en cada pedido así como una interfaz para el departamento de almacén que facilite la introducción de datos y la comunicación con el departamento comercial.
En caso de una incidencia con un determinado lote o producto, el departamento de almacén con un intuitivo procedimiento de dos click puede avisar al comercial sobre que tipo de problema tiene con un determinado lote o producto y a este le aparece la incidencia directamente en la venta afectada y puede tomar en la decisión comercial en el mismo momento.
La vista de información de pedidos en preparación nos muestra la siguiente información:
- Estado (Si se está preparando o no)
- Fecha y hora que lo recoge el transporte.
- Número de pedido de venta.
- Numero de albarán de salida
- Nombre y logo de la empresa de transporte.
- Nombre y logo del cliente.
- Estado de llenado del palet o los palets del pedido que aumenta cada vez que el preparador pone producto.
- También indica si en ese pedido concreto hay algún problema (Rotura de stock o si la calidad no esta en los parámetros correctos o cualquier otra incidencia).
Se crea una vista para el preparador de almacén con las siguientes características:
- Imagen de cada producto para facilitar su identificación.
- El nombre y el numero de lote sobresalen para que sea fácil su lectura.
- Las cantidades que corresponden de cada producto.
- Cuatro opciones sobre cada producto o lote que debe agregar (Hecho, Modificar cantidades, Eliminar cantidades, Botón de comunicación de incidencia)
- Un botón con opciones para comunicar incidencias sobre un producto o lote en concreto al comercial en caso de haber incidencia.
- Firma en tablet del transportista o responsable de transporte que se guarda y se usa para informes e impresión.
Conclusión:
La comunicación entre todos los departamentos es un punto fuerte para cualquier empresa.
La facilidad para comunicar todos los tipos de incidencia que puedan ocurrir y así que todos estén con un flujo de información instantánea es una poderosa arma que incrementa la eficiencia y mejora la toma de decisiones.